La réunion est un élément incontournable de la vie professionnelle, pourtant elle n'a pas toujours bonne presse. Trop longues, contre-productives, démotivantes... on les accuse de tous les maux. Bien mener une réunion ne s'apprend pas d'un claquement de doigts, mais voici quelques conseils pour gagner en efficacité.

La réunion est-elle indispensable ?

Rien ne sert de convoquer une réunion si l'on peut s'y prendre autrement pour faire passer les informations souhaitées. Si la confrontation d'idées ou le débat ne sont pas au programme, un mail ou une note interne devrait suffire.

Quid des participants

Il est important de se demander si tous les participants que l'on veut intégrer à la réunion ont une véritable valeur ajoutée à apporter. Seuls les gens concernés et compétents sur le dossier doivent être présents pour éviter de s'éloigner du sujet.

Prévoir un ordre du jour clair

Vous devez préparer un ordre du jour précis, avec les thèmes abordés. Il est essentiel de faire passer ce document aux membres de votre équipe quelque temps avant la réunion afin qu'ils se préparent eux aussi. Minutez chaque thème et respectez ces horaires lors du meeting pour éviter qu'il traîne en longueur et par conséquent qu'il perde en efficacité.

Préparer vos documents

Pour bien respecter le temps imparti, soignez votre présentation et l'organisation de vos documents afin d'éviter de perdre du temps à les chercher. Préparez une fiche synthétique de votre intervention, qui va droit au but, pour ne pas vous éloigner du sujet.

Finir par un tour de table

En fin de réunion, questionnez chacun de vos collaborateurs présents pour vous assurer que tout le monde a bien donné son point de vue et ne ressortira pas frustré par l'exercice.

Article paru sur http://www.talents.fr